Рабочее время. Как организовать свое время: эффективные методы, способы и рекомендации

Рабочее время – продолжительность участия человека в организованном трудовом процессе. Это срок, в течение которого работник в соответствии с законодательством, правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Этот срок измеряется длительностью рабочего дня, недели, месяца, года, регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период (чаще всего неделя). В РФ – 40 часов в неделю – нормальная продолжительность рабочего времени, полная занятость . Для некоторых категорий персонала (для сотрудников 16-18 лет) она сокращается до 36 часов, для подростков 14-15 лет – до 24 часов, а также для лиц, занятых на работах с опасными и неблагоприятными условиями труда.

В РФ в соответствии с трудовым законодательством – пятидневная рабочая неделя, восьмичасовой рабочий день. При шестидневной рабочей неделе – рабочий день не больше 7 часов. В предпраздничные дни – он на час короче, также при шестидневной неделе рабочий день сокращается на час перед выходными. Занятость за пределами нормы (не более 16 часов в неделю) возможна как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа).

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих – нерабочих дней.

Неполный рабочий день или неполная рабочая неделя - оплата по отработанному рабочему времени или по объёму выполненных работ.

Ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым работники могут по распоряжению работодателя при необходимости привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего дня.

Режим гибкого рабочего времени означает, что начало, окончание, продолжительность, место и время выполнения работы определяется по соглашению сторон в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период.

Такой режим даёт возможность сотрудникам использовать:

Скользящий график (меняется время начала и окончания работы, но работа по 8 часов);

Гибкий график (определены присутственные часы в середине дня, начало и окончание работы работники определяют сами);

Разделение обязанностей: одна штатная единица делится между двумя исполнителями;

Работа в нестандартные часы (до и после рабочего дня);

Переменный рабочий день (меняется продолжительность рабочего дня по дням недели в пределах месячной нормы);

Гибкое размещение (работа дома, в библиотеке).

Гибкий график снижает текучесть кадров, остроту транспортной проблемы, улучшает психологический климат, но: усложняет контроль.

К гибкому режиму относится и вахтовая, сезонная работа.

Раздробленный рабочий день – делится на части с одним или несколькими перерывами, применяется там, где есть «пиковые» периоды интенсивной работы (транспорт, животноводство).

Сменная работа – работа в две, три или четыре смены, применяется там, где продолжительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (для эффективного использования оборудования, но нельзя работать подряд две смены). Лучше всего прямой вариант чередования: 1, 2, 3 смены. Перерыв – не менее двух смен по продолжительности.

В зарубежных фирмах применяется модульная система организации гибкого режима сменной работы. Всё рабочее время разбивается на модули с разной «ценой». Например, час работы в самый неблагоприятный период ночной смены приравнивается к нескольким утренним часам. За определённый период работники должны набрать необходимое число условных рабочих часов. При таком режиме денежная компенсация заменяется пропорциональным снижением рабочего времени.

Баланс рабочего времени

Совокупное время, которым располагает организация для своей деятельности в течение определённого периода, образует календарный фонд рабочего времени.

Он состоит из номинального или полного табельного фонда . Это максимально возможный фонд рабочего времени, для его расчёта из календарного фонда вычитаем праздничные дни и выходные. Полный табельный фонд состоит из явочного фонда явок и неявок. Явочный фонд включает полезный фонд и время внутренних простоев и неявок (отпуск по болезни, учёбе, прогулы, неявки, разрешённые законом и администрацией). Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время, время обслуживания рабочего места и время технологических и организационных перерывов.

Производственное время связано с выполнением должностных обязанностей. Это основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время (получение задания, сдача работы). Основное время – для достижения цели производственного процесса. У служащих оно делится на время организационно-административной работы, творческой, технической работы.

Вспомогательное время – для обеспечения основной работы, например сбор необходимых материалов. Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание рабочего места в надлежащем состоянии.

Предприятие учитывает и анализирует структуру фондов времени для выявления скрытых резервов, рационализации его использования.

Коэффициент использования рабочего времени = Число фактически отработанных человеко-часов / Число максимально возможных человеко-часов в урочное время.

Коэффициент использования рабочего дня= Средняя фактическая продолжительность рабочего дня / Средняя урочная продолжительность рабочего дня.

Всё сравнивается по периодам. По итогам составляется отчётный и плановый баланс рабочего времени.

Баланс рабочего времени – это система показателей использования его одним среднесписочным работником в течение определённого календарного периода (обычно года). Он помогает определить эффективный (полезный) фонд времени одного сотрудника с учётом средней продолжительности рабочего дня, принятого режима работы; выявить резервы роста производительности труда; планировать численность персонала.

Для рационального использования ограниченных ресурсов рабочего времени проводится инвентаризация и анализ использования рабочего времени (РВ) с помощью следующих методов:

1. Хронометраж – измерение затрат времени на повторяющиеся элементы (он может быть непрерывный или выборочный). Проводят через час после начала работы и за час до окончания. В итоге делается расчёт средней продолжительности операции.

Средняя продолжительность операции = Продолжительность всех операций / Число операций.

2. Метод упрощенных наблюдений . С помощью обычных часов замеряется время на операцию средней сложности в течение 30-40 минут.

3. Фотографирование рабочего дня (сплошное, выборочное) – проводится два-три раза в год в течение 2-3 недель в периоды с наиболее типичным составом работ. Все работы делятся на группы (требующие квалификации инженера, техника и не требующие специальной квалификации).

4. Метод моментных наблюдений – при этом фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в случайно выбранные моменты времени. Часто используется как метод контроля при обходе рабочих мест.

5.Самофотография рабочего времени.

6. Дневник рабочего времени руководителя

7. Опросы.

Для учёта отработанного времени используется табельный учёт. В процессе анализа использования рабочего времени (РВ) важно установить его затраты и все виды его потерь. Это могут быть:

· непроизводительные затраты – связаны с выполнением работы, не соответствующей функциям данного работника (исправление брака, неисправности инструмента или оборудования);

· простои – могут быть вызваны как организационно-техническими причинами (нет материалов, инструментов), так и нарушением трудовой дисциплины;

· невыходы на работу – на основе данных табельного учёта;

· дополнительные отпуска по личным причинам с разрешения администрации.

Потери РВ рассчитываются как в целом, так и на одного рабочего.

Наряду с потерями анализируются неявки на работу по болезни (сравниваются планируемые и фактические потери).

Правильная организация рабочего времени дает возможность выполнить все намеченные планы, заработать авторитет коллег, избежать нареканий начальства и почувствовать себя квалифицированным специалистом и мастером своего дела.

Для организации рабочего времени существует ряд принципов, следуя которым, можно достигнуть такого уровня в своей производственной деятельности, когда к концу рабочей недели у Вас не останется ни одной не решенной проблемы, и в пятницу вечером Вы будете думать не о будущем понедельнике, а о наступающем уик-энде. Все Ваши мысли будут заняты только тем, как максимально интересно и с пользой провести заслуженные выходные.

Чтобы выработать правильную методику действий для начала следует отметить, что существует ряд причин, которые влияют на создание дефицита рабочего времени. К ним можно отнести: нагромождение работы, спешку, суету при выполнении задания, не правильную расстановку приоритетов и как результат доработки дома и т.д.

На качество выполняемой работы также влияет заинтересованность в конечном результате (мотивация). Зачастую, знание того, что Ваш труд никогда не будет оценен по достоинству, лишает Вас всяческого желания выполнять работу качественно, быстро и не дает возможности правильно организовать свой рабочий день.

Существует ряд советов для решения этих проблем. Они довольно действенны, и следуя им работу можно превратить в радость, а не в тяжелое бремя.

Совет первый: В начале рабочей недели составьте список дел, которые необходимо решить до выходных. На первый план необходимо выдвинуть более объемные дела, которые требуют больше времени или для решения которых необходимы результаты работы других сотрудников. Затем распределите их в порядке важности и срочности. Зафиксируйте составленный план на бумаге. После выполнения очередной задачи её необходимо вычеркнуть из плана. Это даст Вам возможность увидеть результат Вашей работы, ощутить моральное удовлетворение и планировать свои силы в дальнейшем.

Совет второй: Недельный план следует разбить по дням недели также исходя из срочности, потребности и важности. Чтобы не держать все намеченное в голове, Вам необходимо завести «деловой блокнот».

Совет третий: Анализируя Ваш предыдущий опыт, определите те факторы, которые обычно мешают Вам в выполнении поставленных задач. Запишите их на бумаге для наглядности и попробуйте выяснить причину каждой из выявленных проблем. В дальнейшем старайтесь придерживаться сделанных Вами выводов.

Совет четвертый: Составьте график (регламент) своего рабочего дня. Для этого Вам необходимо учесть все: утренний подъем, завтрак, путь на работу, время выполнения намеченных заданий, время контактов с сотрудниками и начальством, время перерывов, не запланированные перерывы, без которых не обходится ни один рабочий день. Этот регламент необходимо согласовать с Вашими сотрудниками и руководством, чтобы в течение дня Вас попусту не отвлекали пустыми разговорами и несвоевременными заданиями.

Совет пятый: Определите для себя стимулы. Как известно, каждый из нас с большим интересом и рвением выполняет ту работу, которую ему «хочется» делать, а не ту, которую «надо». Имея стимул, все задания из разряда «надо» перейдут в разряд «хочется». После этого дело – только за Вами.

Совет шестой: Установите для себя четкие твердые сроки выполнения поставленных задач и старайтесь придерживаться их, чего бы Вам это ни стоило. В первое время это будет трудно, зато потом это «золотое» правило войдет у Вас в привычку. Не позволяйте никому без особо веских причин нарушать эти сроки. Только тогда Вы сможете добиться своего.

Совет седьмой: Всегда поощряйте как себя, так и своих сотрудников за качественную и своевременно выполненную работу или поручение. Это благоприятствует установлению здорового микроклимата в коллективе, заставляет сотрудников охотно выполнять просьбы друг друга и помогает в решении поставленных задач.

Выполняя эти советы, Вы сможете более плодотворно трудиться, довести до совершенства свой рабочий процесс, уйти от невыносимой текучки. Отправляясь домой, на душе Вы будете чувствовать легкость от выполненных задач (особенно, если они выполнены в полном объеме) и уважение к самому себе. С такими чувствами на завтра Вам снова захочется идти на работу, а не прятаться от начальства, опасаясь справедливого гнева за допущенные промахи и недоработки.

Иногда может показаться, что 24 часов в сутки катастрофически не хватает для того, чтобы все успеть. Правильно составленный распорядок дня позволит четко Он позволит спланировать сутки так, чтобы еще осталось свободное время.

Что нужно знать, если вы не ведаете, как составить распорядок дня?

Существует четыре основных правила. Во-первых, планируйте ваш будущий день с вечера. Хорошо это сделать схематично и положить листок на видное место. Так вы сумеете сэкономить время. Как успеть все? Вот примерный распорядок дня:

7.00 - подъем.
7.00-8.00 - утренняя зарядка, гигиенические процедуры, завтрак.
8.00-12.00 - работа.
12.00-13.00 - обед, отдых.
13.00-17.00 - работа
17.00-19.00 - спорт.
19.00-20.00 - ужин.
20.00-22.00 - личное время, семейные следующего дня.
22.00 - отход ко сну.

Во-вторых, планируйте только те дела, выполнение которых доставляет вам удовольствие. Если вы будете делать то, что вам не нравится, то вы быстро устанете и начнете испытывать дискомфорт. В-третьих, правильно расставляйте приоритеты. Заведите себе ежедневник (датированный) и впишите туда дела по степени важности. Например:

Задачи, которые требуют немедленного решения.
Важные, но не очень срочные дела.
Задачи, которые можно выполнить в другой день. Ежедневник датированный необходим не только для постановки целей, но и для различных идей, приходящих вам в голову. Все запомнить невозможно, а такой способ позволит не упустить важные мысли.

В-четвертых, находите время для отдыха - это обязательно. Однако если остались невыполненные задачи, постарайтесь их решить именно в выходной день, так как завтра уже снова на работу.

Время - деньги

Как зарабатывать деньги, знает каждый деловой человек. А вот как управлять временем - единицы. Существует даже специальная наука - тайм-менеджмент. Ей обучаются те, кто не знает, как составить распорядок дня так, чтобы время работало на человека, а не наоборот. Начать необходимо с анализа и обнаружения дыр, в которые утекает бесполезное времяпровождение. Это могут быть всего десять-пятнадцать минут. Однако даже они важны. Как раз их может не хватить для выполнения поставленных на день задач. Второе, что необходимо сделать, это очертить перед собой цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. Именно четко сформулированные желания двигают человека к их достижению. В иных случаях успех не придет. После этого можно планировать свое время. Есть семь очень действенных советов, которые помогут вам справиться с задачей:

Принцип 70/30. Спланировать весь день невозможно. Выделите 70% своего времени и распишите задачи. Остальные 30% оставьте для непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров.
Сегодня - на завтра. Не поленитесь в письменном виде составить грядущий. Это позволит вам грамотно распределить время и приезжать на запланированные встречи без опозданий. В конце делового списка можно написать похвальные фразы: "Ты молодец! Но не расслабляйся!" или "Так держать! Но впереди еще много дел!". Они будут вас стимулировать к решению поставленных задач.
Помните, что основная активность приходится на утренние часы, поэтому постарайтесь большую часть дел планировать на предобеденное время. Психологически становится легче, когда понимаешь, что половина поставленных задач уже выполнена, а впереди еще целый день. Тогда можно посвятить кратковременному отдыху и личным звонкам. А после трапезы провести парочку не очень важных деловых переговоров или небольшое совещание.
Делайте перерывы! Обязательно отдыхайте каждый час по 10-15 минут. Такой способ позволит работать продуктивнее и не уставать раньше времени. В минуты отдыха не обязательно лежать на диване или курить в туалете. Используйте это время с пользой: сделайте разминку, полейте цветы, переставьте папки на полке, почитайте прессу или подышите свежим воздухом.
Реально оценивайте свои возможности. На выполнение недостижимых целей вы потратите уйму времени и здоровья. Ставьте перед собой задачи, которые вы точно сможете решить.
Всегда наводите порядок на своем рабочем месте по окончании рабочего дня. Это поможет значительно сэкономить ваше время в будущем и позволит привести мысли в порядок. Всегда держите важные вещи в одном и том же месте и в свободном доступе.
Избавьтесь от тех вещей, которые вам не нужны. Человек привык оставлять "на потом", вдруг пригодится. Осмотритесь вокруг себя, если чем-либо вы не пользуетесь уже несколько месяцев, без сомнений отправляйте это в мусорку.

Для планирования своего времени можно вести ежедневник, блокнот или обычную тетрадку. Записывайте туда цели и задачи, мысли и идеи. И обязательно составьте свой распорядок дня. Успешного человека видно издалека!

Сова или жаворонок: это имеет значение

Ученые давно подразделяют людей на две категории, в зависимости от степени их продуктивности в разное время суток. Это Последние легко просыпаются утром. В ранние часы они бодры и активны, но к вечеру устают и не могут заниматься важными делами. Совы же, наоборот, тяжело пробуждаются, а их максимальная активность достигается вечером и ночью. Очевидно, что при планировании распорядка дня необходимо учитывать психотип человека. И, например, важные встречи для "сов" не назначать на утренние часы.

Однако в современном мире "жаворонкам" приходится полегче, так как в основном вся работа в офисе или на производстве начинается ранним утром. Ученые уверены, что любой человек в принципе при большом желании может изменить свои биоритмы. Каждый из нас способен из "совы" превратиться в "жаворонка". Однако для этого потребуется сила воли, терпение и способность придерживаться определенных правил при достижении цели.

Биологические часы

Независимо от того, к кому биологическому типу относится человек, он в любом случае подчиняется основным законам природы. А они говорят, что в различные часы наш организм ведет себя по-разному. И для того чтобы правильно использовать время, успевая все, нужно знать об этом. Биологические часы начинают свою работу еще задолго до того, как вы проснулись. Выглядит это приблизительно так:

4 часа утра. Организм готовится к пробуждению, в кровь выбрасывается кортизон - гормон стресса. Это время опасно, так как высока вероятность сердечных приступов, обострения хронических заболеваний, бронхиальной астмы и т. д.
5.00-6.00. Активизируется обмен веществ, повышается сахар в крови и уровень аминокислот - организм "запускает" работу всех систем.
7.00. Отличное время для завтрака, так как пища легко и быстро превращается в энергию.
8.00. Достигается суточный пик болевого порога. В этот час усиливаются зубные боли, с особой силой болит голова, ломит кости. Прием к стоматологу лучше перенести на время во второй половине дня, когда неприятными синдромы будут не такими выраженными.
9.00-12.00. К этому времени энергия достигает своего максимума, хорошо работает мозг, усиливается кровообращение - оптимальный период для плодотворной работы: как умственной, так и физической.
12.00-13.00. Обеденное время. Желудок хорошо переваривает пищу, однако мозговая активность заметно снижается. Организм начинает требовать отдыха.
14.00. Работоспособность по прежнему снижена. Однако это наилучшее время для лечения зубов.
15.00-17.00. Кровяное давление снова повышается, активизируются умственные процессы, наблюдается пик работоспособности.
18.00. Оптимальное время для ужина, чтобы организм успел переварить пищу до сна.
19.00-20.00. Эти часы идеально подходят для приема антибиотиков. Нервная система наиболее чувствительна. Часы предназначены для тихих семейных дел или дружеских посиделок.
21.00. Этот период подходит для заучивания большого количества информации, так как мозг настроен на запоминание.
22.00. Прекрасное время для того, чтобы уснуть. Организм настраивается на восстановление сил и энергии для следующего дня. Если вы уснете сейчас, крепкий и здоровый сон вам обеспечен.
23.00-1.00. Активность обмена веществ снижается, пульс замедляется, дыхание ровное. Глубокий сон.
2.00. В это время вы можете почувствовать холод, так как организм становится особенно чувствителен к понижению температуры.
3.00. Час, когда чаще всего случаются самоубийства. Людей посещают депрессивные мысли. Лучше лечь спать, если вы до сих пор не сделали этого.

Планируйте ваш распорядок дня с учетом биологических часов. Тогда у вас будет все получаться!

Опыт Джека Дорси

Джек Дорси - это успешный предприниматель и основатель социальной сети Twitter. Одновременно с этим он исполняет обязанности директора всемирноизвестной фирмы Squer. Как же ему удается совмещать работу и отдых? Вполне вероятно, что распорядок дня бизнесмена мало кому придется по душе. Но опыт Джека поистине впечатляет. Он работает по 8 часов на каждой работе, то есть 16 часов в сутки. При этом только с понедельника по пятницу. Остальные два дня он оставляет на отдых. Его успех заключается в том, что он составляет тематический план работы на каждый день, которого строго придерживается. При этом поставленные задачи он выполняет в обеих компаниях. Рабочий день руководителя выглядит примерно так:

В понедельник он занимается администрированием и менеджментом.
Вторник посвящает выпускаемой продукции.
В среду Джек занят маркетингом и связями с общественностью.
Четверг направлен на налаживание и поддержание связей с бизнес-партнерами.
В пятницу происходит набор новых сотрудников и решаются общие организационные вопросы.

Конечно, распорядок дня успешного человека очень напоминает расписание трудоголика. Однако всегда находит время для прогулок на свежем воздухе и для релаксации.

Распорядок дня успешного человека. Пример: Уинстон Черчилль о работе дома

Всем понятно, что у Уинстона Черчилля как у главы правительства Великобритании был ненормированный рабочий день. Однако вопреки всему ему удавалось все успевать и придерживаться своего распорядка дня. Вы удивитесь, но, пробуждаясь в полвосьмого утра, Уинстон не торопился подниматься с постели: лежа, он читал свежую прессу, завтракал, разбирал свою почту и даже раздавал первые указания своему секретарю. И только к одиннадцати часам Черчилль вставал, шел умываться, одевался и спускался в сад, чтобы прогуляться под открытым небом.

Обед для руководителя страны накрывали приблизительно в час после полудня. На пиршество приглашались все члены семьи. В течение часа Уинстон мог непринужденно общаться с ними и наслаждаться обществом близких людей. После такого времяпрепровождения он с новыми силами приступал к своим обязанностям. Ни один рабочий день Уинстона Черчилля не проходил без продолжительного дневного сна. А в восемь часов за ужином вновь собирались родные и приглашенные гости. После этого Уинстон вновь закрывался в своем кабинете и работал несколько часов подряд. Таким образом, главе правительства Великобритании удавалось сочетать работу с личным общением с родными и близкими. И это непременно делало его человеком не только успешным, но и счастливым.

Распорядок дня для работы дома

Распорядок дня бизнесмена, работающего дома, крайне важен. Характер деятельности некоторых людей позволяет работать дистанционно, даже не выходя из дома. Как правило, такие работники не привыкли уделять время на планирование рабочего дня, хотя для них это было бы как нельзя кстати. Зачастую дома работают без какого-либо режима: сидят за компьютером до поздней ночи, потом просыпаются далеко за полдень, разбитыми и вялыми. Такие работники вряд ли станут когда-нибудь успешными. Другое дело, если придерживаться правильного распорядка дня, можно добиться успехов в работе. А также быть счастливым в личной жизни и при этом сохранять свое здоровье. Вот пример того, как составить распорядок дня:

Вставать нужно рано, не позднее 7 часов утра. После пробуждения уделите пять минут утренней зарядке, примите душ и плотно позавтракайте. После этого не стоит сразу бросаться в работу. Отдохните еще немного, позвольте организму проснуться и настроиться на рабочий лад.
С 9 до 12 можно поработать. Займитесь теми делами, которые требуют умственной нагрузки, так как в это время активизируется память, повышается работоспособность и лучше работает мозг.
12.00-14.00 - эти два часа посвятите приготовлению обеда, принятию пищи и послеобеденному отдыху.
После снова можно приступить к работе, но не позднее, чем до 18 часов.
С 18 до 20 вечера посвятите себя тем делам, которые приносят вам удовольствие: прогулкам на свежем воздухе, занятиям с детьми, чтению художественной литературы и т. д.
В 20.00 можно поужинать всей семьей и собраться у телевизора для просмотра интересного фильма.
Лечь спать необходимо не позднее 22 часов, ведь на следующий день вам предстоит снова ранний подъем.

Как видно, работе всего посвящено 6-8 часов. Однако именно такой ваш распорядок дня позволит выполнять ее эффективно и без ущерба для здоровья и личной жизни.

Как уснуть быстро?

Очевидно, что полноценный и крепкий сон влияет на нашу активность в течение всего дня. Поэтому важно ложится вовремя и уметь уснуть. Следуйте следующим советам:

Прочтите перед сном интересную книгу. Это намного полезнее просмотра телевизора или поиска новостей в Интернете. Во время чтения мозг расслабляется, и человеку легче уснуть.
Занятие спортом заканчивайте за несколько часов до желаемого сна. Это необходимо для того, чтобы кровяное давление пришло в норму, мышечная активность понизилась и организм был готов отдыхать.
Прогулки на свежем воздухе благоприятно скажутся на времени засыпания.
Не принимайте тяжелую пищу перед сном.
Перед тем как лечь спать, хорошенько проветрите помещение.
Утром всегда просыпайтесь в одно и то же время, даже если вам еще чуток хочется подремать.

Очевидно, что выспавшийся и хорошо отдохнувший человек имеет здоровый вид. Он бодр, весел и настроен на продуктивное решение поставленных задач в течение рабочего дня.

Домохозяйка тоже человек

Если вам кажется, что женщина, которая сидит дома с детьми или без них, ничего не делает, то вы глубоко ошибаетесь. Для того чтобы понять, насколько загружен каждый день домохозяйки, достаточно лишь однажды побывать на ее месте. Поэтому планирование времени для нее также важно, как и распорядок дня успешного человека. Это поможет выкроить хоть пару часов для личных дел и не стать рабой домашнего хозяйства. Для того чтобы хоть немного систематизировать свою работу, женщине предлагается вести специальные записи. В таблице, представленной ниже, видно, как следует ранжировать запланированные дела.

Как видно, необходимо на каждый день составить план важных и не очень дел. Они будут выполняться независимо от ежедневных обязанностей в виде приготовления пищи, мытья посуды, прогулки с домашним питомцем и так далее. Убирая всю квартиру каждый день, вы быстро утомляетесь, делая все поверхностно. Мы вам предлагаем уделить внимание одной комнате в сутки. Однако делать это нужно тщательно и ответственно. Так вы убьете двух зайцев сразу - вам практически не придется делать генеральную уборку и вы не устанете в такой степени, как от уборки всей квартиры в целом.

В маленькие дела пусть войдут такие цели, как смена постельного белья, пересадка цветов и другое. Ежедневные обязанности тоже старайтесь выполнять в хронологическом порядке. Так вы сократите время на их решение. Например, встав утром, вначале заправьте кровати, а потом приступайте к приготовлению завтрака. Грязную посуду мойте сразу после принятия пищи, а не копите ее целый день (только если у вас нет посудомоечной машины).

Помните! У вас обязательно должен быть хотя бы один выходной день. На субботу и воскресенье не планируйте ничего грандиозного. Запишите в график те дела, которые можете выполнить вместе со своей семьей. Например, поход в магазин за продуктами. Обязательно подключайте к работе своих домочадцев и не стесняйтесь просить помощи у мужа. Заполняйте такую таблицу на неделю вперед. Тогда вы научитесь систематизировать свою и сможете найти время для прогулок с подругами, походов по магазинам одежды и других приятных вещей.

Работе - время, потехе - час

Невозможно работать без перерыва. Даже деловому человеку нужно устраивать хотя бы один выходной день. Мы подскажем, как провести его с пользой для себя и своей семьи:

Работающий человек проводит слишком много времени в офисе или кабинете. Потому ему просто необходимы вылазки на свежий воздух. Выходной день - оптимальное для этого время! Отправьтесь с друзьями на пикник в ближайший лес. Соберите ягоды или грибы. В летнее время обязательно езжайте на пляж к озеру или морю. Совершите водную прогулку на катамаране или лодке. Поиграйте в пляжный волейбол или возьмите на прокат велосипеды. Чем бы вы не занялись, это непременно пойдет вам на пользу.
В выходные дни в городе часто устраивают различного рода ярмарки, гулянья или просто небольшие тематические праздники в парке. Там вы сможете поучаствовать в конкурсах, насладиться выступлением актеров, послушать живую музыку, поесть сладкую вату или попкорн, встретить старых друзей.
Кино - также отличный повод снять напряжение прошедшей напряженной недели. Выберите тот фильм, который будет интересен всей семье. А после кинотеатра можно зайти в ближайшее кафе и побаловать себя вкусной пиццей или мороженым.
Если с погодой на выходные не повезло, можно остаться дома и поиграть в настольные игры. Или посмотреть любимую передачу. Чтение интересной книги тоже доставит немало удовольствия.
На выходные можно запланировать поход по магазинам. И для того, чтобы это не выглядело слишком буднично, назначьте каждого члена семьи ответственным за определенный отдел в торговом объекте. И прикажите строго придерживаться списка покупок.
Суббота и воскресенье - замечательное время для приема гостей. И, конечно, не забывайте про своих родителей. Им тоже важно ваше внимание и забота.

Если вы деловой человек, не пренебрегайте отдыхом. Обязательно планируйте свой выходной день. Это позволит вам не только сохранить нервы и здоровье, но и с новыми силами и свежими мыслями приступить к очередной рабочей неделе. Таким образом, для того чтобы достичь намеченного результата, вам необходимо научиться управлять своим временем. Ваш распорядок дня и то, сколько задач вы успеете решить, во многом зависит от того, насколько грамотно вы сможете распланировать свое время.

Для этого заведите себе ежедневник и обязательно составьте режим, которого будете строго придерживаться. Изучите опыт успешных предпринимателей и следуйте тем советам, которые подходят именно вам. Определите свои биоритмы и составляйте распорядок дня исходя из ваших возможностей. Правильно расставляйте приоритеты, это позволит сохранить силы и время на выполнение незначительных задач. И не забывайте про сон и отдых. Это обязательная составляющая распорядка дня успешного человека.

Наши будни часто определяются не приоритетами или желаниями, а сиюминутными заботами и суетой. Мы и рады бы проводить день более продуктивно, но эти письма, встречи, переговоры незаметно съедают все наше время. Конечно, есть множество приемов повышения производительности — от банального ведения списка дел до более сложных методик тайм-менеджмента. И это вроде бы работает. По крайней мере, какое-то время, пока рутина снова не возьмет свое.

Но что, если обратиться к научным данным о том, как функционирует наш мозг в течение дня, и использовать эту информацию для увеличения своей производительности?

Берегите ваши первые три часа

По мнению психолога Рона Фридмана (Ron Friedman), первые три часа рабочего дня являются наиболее ценными и продуктивными.

В это время вместо того, чтобы проверять электронную почту, сообщения в соцсетях или отвечать на запросы других людей, лучше сосредоточиться на самой важной работе.

«Как правило, у нас ежедневно есть окно протяженностью около трех часов, в течение которых мы реально сосредоточены, сфокусированы. Это время, идеальное для планирования, обдумывания, написания речей, — пишет Фридман в статье для Harvard Business Review. — Если мы тратим эти лучшие часы на второстепенные задачи, мы оказываемся гораздо менее эффективными, чем могли бы быть».

Исследования показали, что в течение дня мы испытываем постепенное снижение когнитивных функций (памяти, внимания, умственной работоспособности), и именно поэтому важные и сложные задачи не стоит откладывать на вечер.

Кроме того, в первой половине дня нужно страться быть проактивным, а не реактивным, то есть в приоритете должна быть самостоятельная работа и активные действия, а не реагирование на запросы коллег, клиентов, партнеров.

Думайте, как шеф-повар

Как лучше всего начинать свой день? Оказывается, здесь есть чему поучиться в кулинарном мире. У французских шеф-поваров даже есть термин mise en place , то есть «все на своих местах».

«Посмотрите, как работают повара, — сравнивает Фридман. — Они не спешат с самого утра к плите и не принимаются за готовку блюд. Вместо этого они тратят некоторое время на то, чтобы обеспечить себе идеальные условия: достают и раскладывают необходимые инструменты, подготавливают ингредиенты в нужном количестве и пропорциях — в общем, все, что понадобится в работе. Сначала они решают стратегические вопросы, а уже затем берутся за решение текущих задач».

Используя первые несколько минут вашего дня для планирования и наведения порядка на рабочем месте, вы сможете обеспечить себе максимально продуктивный остаток дня.

Знайте, когда ваши мозг и тело нуждаются в отдыхе

Основатель The Energy Project Тони Шварц (Tony Schwartz), утверждает, что не только мозг постепенно устает в течение дня. С точки зрения физиологии в течение дня мы следуем так называемым ультрадианным ритмам — циклам активности продолжительностью от 90 до 120 минут, после которых нам требуется небольшая передышка. Если не предусмотреть отдыха между этими циклами, то, согласно теории Шварца, ваша продуктивность в течение дня начнет резко падать.

Среди прочего, это означает, что если организм подает явные сигналы — чувство усталости, голода, зевота, потягивания — стоит сделать небольшой перерыв, встать из-за стола, выйти прогуляться. Игнорируя эти сигналы, мы в итоге быстро тратим силы, которых должно было хватить до конца дня.

15:00 — переломный момент рабочего дня

Вы наверняка замечали, что послеобеденные часы — самый утомительный период рабочего дня. Это тоже обусловлено биологическими ритмами, но на этот раз циркадными — связанными со сменой дня и ночи. Приблизительно после трех часов пополудни организм начинает выработку гормона мелатонина, регулятора суточных ритмов. Он вызывает чувство усталости и сонливости.

Идеальный способ проскочить этот переломный момент — небольшой послеобеденный сон, буквально 20-30 минут. Однако для большинства из нас он недоступен. Но есть и другие варианты.

Фридман советует иметь в виду эти суточные колебания энергии, и планировать на вторую половину дня менее сложные задачи, не требующие силы воли, точности, концентрации, максимальных интеллектуальных усилий. После 3 часов дня лучше как раз заняться разбором электронной почты, звонками, творческими задачами.

Ключевое слово здесь снова «планирование». Распределяйте заранее не только свои силы, но и свое время.

Установите точное время конца рабочего дня

И главное — придерживайтесь его. Интернет и мобильные гаджеты, помимо всего прочего, способствуют тому, что работа легко проникает в остальную часть нашей жизни. Мы проверяем электронную почту за завтраком, во время обеда, перед сном. «Мобильными устройства способны мгновенно передавать наши сообщения, и это создает ложное ощущение постоянной срочности, неотложности и вызывает своего рода привыкание», — считает Фридман.

Если вы научитесь вечером полностью отключаться от работы, то будете чувствовать себя свежими и отдохнувшими на следующий день, и как следствие, ваша продуктивность возрастет. Но как этого добиться, то и дело сигнализируя об очередном полученном сообщении?

Чтобы свести к минимуму соблазн проверять рабочую почту в нерабочее время, Фридман предлагает разделить гаджеты на устройства для работы и отдыха: «На моем айпаде, например, нет электронной почты. Я использую его только для развлечений, в то время как мобильный телефон — это мой рабочий инструмент».

Отведите время для игр

Да-да. Например, для компьютерных игр. По словам Фридмана, это хороший способ улучшить когнитивные функции мозга. «Видеоигры так устроены, что чем дольше вы в них играете — тем больше возрастает их сложность. Каждый уровень сложнее предыдущего. В работе же, чаще всего, наоборот, мы не сталкиваемся с прогрессирующей сложностью задач». Поэтому видеоигры — это своего рода тренажер для мозга.

Физические упражнения — тоже отличный вариант. Как утверждают исследователи из нидерландского института изучения человеческого поведения (Behavioral Science Institute) физическая активность помогает справиться с усталостью, которая накапливается во время сидячей работы. Особенно это касается офисных работников, которые несмотря на то, что занятия спортом были бы им наиболее полезны, наоборот, обычно наименее физически активны.

Страрайтесь по-настоящему отдыхать в свое свободное время. Получайте удовольствие от того, как вы проводите ваш досуг. Ищите стимулы за пределами рабочего места, новые увлечения, интересные задачи. В жизни обязательно должно быть место чему-то, помимо работы — только так вы сможете поднять вашу производительность.

Изо дня в день вы хронически ничего не успеваете. Вы стремитесь сделать все намеченные дела, но у вас каждый раз ничего не получается. То одно случится, то другое, вам постоянно что — то мешает решать все проблемы своевременно. В итоге ваши дела копятся, как снежный ком, а вы в полном бессилии признаёте свое поражение.

Вы как будто слышите внутри себя голос: «сделаю завтра», «потом», «только не сейчас», «мне не хочется этого делать», «только не сегодня, я так устал» и так далее. Таким образом ваше подсознание не хочет, чтобы вы выходили из зоны комфорта и начинали совершенствоваться и лишний раз напрягаться. Поэтому оно изо всех сил противится попыткам развить самодисциплину и силу воли.

Успех во многом зависит от волевых качеств и сильного характера. Однако немаловажную роль в достижении результатов играет знание основ самоменеджмента.

Самоменеджмент или таймменеджмент- техника правильного использования времени

Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.

Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.

Интересно, что на 95 процентов эффективная организация распорядка дня зависит именно от вас и лишь 5 процентов от объективных обстоятельств.

В спокойной обстановке проанализируйте свои ежедневные действия, после составьте список необходимых дел на завтра.

Список дел должен отражать ваши реальные задачи на завтра. Теперь расставьте дела в списке в соответствии со временем их выполнения.

Чтобы грамотно организовать свой распорядок дня по возможности перестройте график так, чтобы он более гармонично соответствовал времени и одно дело не накладывалось на другое.

Расставьте приоритеты, которые устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела разделите на 4 группы:

1) срочные (важные дела) - их необходимо выполнить именно завтра;

2) срочные, но менее важные дела;

3) менее срочные, но не менее важные задачи;

44) те дела, которые можно выполнить в последнюю очередь.

После того, как вы определили задачи и расставили приоритеты, необходимо продумать грамотный маршрут.

Детально представьте свой завтрашний день

Для правильной организации рабочего дня каждый процесс соотносите со временем, потраченным на его выполнение. Прокрутите в голове весь распорядок дня несколько раз.

Постепенно продвигайтесь в соответствии со своим планом. Постарайтесь в течение дня не менять намеченных заданий. Не стоит исключать пункты или добавлять новые. Вам необходимо придерживаться оптимального алгоритма вашего распорядка дня, а лишние изменения, к которым вы не готовились вам ни к чему.

Основные правила планирования времени

Соотношение (60:40)
Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (примерно на 60 %)

Оставьте определенный процент времени как резерв для неожиданных случаев или в результате недооценки длительности других дел.

Планируйте только такой объем задач, с которыми вы реально сможете справиться.

Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого рабочего дня наверстывать потерянное накануне.

Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.

Как правильно организовать рабочий день?

Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Старайтесь начинать свой рабочий день с позитивным настроем — это будет способствовать успешному разрешению всех запланированных дел.

Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Действуйте без промедления, и раскачек. Просто дайте себе время на подготовку к определенным действиям. При чем лучше, если вы сначала уделите время сложным и важным делам. В течение всего рабочего дня старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий.

И соблюдайте размеренный темп

Небольшие однородные задания выполняйте серией. Благодаря такой непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени.

Такая организация рабочего дня позволит вам использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной работы, а также выкраивать спокойное время для восстановления сил.

Доводите дело до конца, чтобы не тратить время на его выполнение завтра. В конце рабочего дня эффективным будет завершить начатые небольшие дела.

Проконтролировать результаты и составить план на следующий день. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Благодаря такой самоорганизации, вы не только сможете с легкостью решать свои ежедневные задачи, но и найдете недостающее вам раньше время на отдых и развлечения. По возможности хорошо отдыхайте и заряжайтесь позитивными эмоциями.

Будет гораздо проще продвигаться по плану, если за каждый выполненный пункт вы будете себя хвалить. Это будет неплохой мотивацией на пути к самодисциплине, а также кульминацией правильно организованного рабочего дня.

Возьмите за правило регулярно составлять план на следующий день, неделю, месяц и так далее. Чем больше вы будете планировать, тем лучше будете готовы к дальнейшим жизненным событиям.

Правильно организовать рабочий день значит, что вы не только будете выполнять намеченные задачи, но и попробуете их систематизировать, организовать грамотный маршрут между ними, исключая ненужные действия. Возможно, в результате правильной организации у вас даже получится совместить какие — то действия или найти более рациональный вариант их выполнения, все будет четко спланировано и исполнено.

Эффективная организация рабочего дня – это 60% успеха, с помощью которого вы сможете развить самодисциплину и характер.